Unser blog bemüht sich seit über vier Jahren – genauer seit dem Auftakt am 4. Januar 2019 – darum, Blicke hinter die Kulissen von JenaKultur zu gewähren und all das zu thematisieren, was sonst eher nirgends Platz findet. Sagenhafte 368 Beiträge sind in den rund 56 Monaten unterdessen zusammen gekommen.

Aber wir glauben, über den Kaufmännischen Bereich im Allgemeinen und das Controlling im Besonderen haben wir bisher wenig oder gar nicht kommuniziert. Vielleicht folgerichtig, da das sozusagen die Basics sind, von denen man schnell annimmt, dass sie langweilig wären?!

„Schnöde Exceltabellen, das trifft es nicht.“

Anja Zöphel

Nun haben wir gedacht, liebe Anja Zöphel, Du kannst dieses Klischee am besten entkräften. In Dir treffen sich Zahlen- UND, was nicht selbstverständlich ist, KULTURmensch in mustergültiger Weise. Das heißt, Du vermagst all die hochfliegenden Ideen von kreativen Menschen in schnöde Exceltabellen gießen, daneben bist Du aber auch so oft selbst bei unseren Veranstaltungen und Projekten zu Gast, dass Du den Herzschlag jedes Bereiches, jeder Einrichtung genau kennst. Hast Du Lieblingsveranstaltungen?

Schnöde Exceltabellen, das trifft es nicht. Das kann ich nicht so stehen lassen. Exceltabellen können durchaus imposant, interessant, aufschlussreich… sein. Also alles andere als schnöde. Und bei einer Ergebnis-/Berichtsdarstellung großer Datenmengen ist durchaus Kreativität gefragt, um Zusammenhänge kurz und prägnant und auch für Laien verständlich darzustellen.

Unsere Künstler:innen und Kulturschaffenden sorgen für reichhaltige Angebote in großer Fülle. Da lohnt es sich immer, dabei zu sein. Statt einem „Liebling“ habe ich eher so etwas wie ein inneres Bilderbuch, und da spielt es auch immer eine Rolle, wo etwas stattfindet

Der kulturelle Sommer in Jena fängt für mich jedes Jahr mit der ArenaOvuertüre und der Straßenbahnfahrt nach Lobeda an. Nebenbei bemerkt habe ich gerade von einer ganz anderen Sommer-Definition auf Hiddensee erfahren. Der Sommer begann dort in den 1920er und 1930er Jahren immer mit dem Eintreffen der Weinlieferung für Gerhart Hauptmann und endete, wenn der Weinvorrat geleert war. Aber zurück nach Jena. Wenn ich so an die ArenaOuvertüre denke, da kommen gleich die Musiker:innen der Jenaer Philharmonie und die Schüler:innen der Musik- und Kunstschule ins Bild. Und dann bin ich bei den Konzerten der Jenaer Philharmonie. Da sehe ich die Philharmoniker:innen im Volkshaus, im Trafo, mit Jazz-Formaten, in der Rathausdiele oder bei Picknick-Konzerten im Garten der Villa Rosenthal … Die Villa Rosenthal, das ist für mich ein Ort, da geht fast alles. Von Lesungen mit und ohne Musik über Jazz-Konzerte bis hin zu Ausstellungen. Gern denke ich an eine Aufführung des Theaterhauses Jena in der Villa. Die Besucher:innen sahen in verschiedenen kleinen Gruppen unterschiedliche Szenen in den verschiedenen Räumen im Haus und im Garten. Nur die erste und letzte Szene der „Aufführung“ erlebten alle Gäste gemeinsam. Da gab es bei uns zu Hause und im Freundeskreis noch Tage, Wochen später einen regen Austausch, insbesondere, da ja niemand das gesamte Stück sehen konnte.

Auch in der Adventszeit war für mich immer einiges dabei. Zum einen sehe ich da den musikalischen Weihnachtskalender Muweika und auch den musikalischen Online-Weihnachtskalender der Musik- und Kunstschule. Beide sorgen in der Adventszeit jeden Tag für kleine musikalische Überraschungen.

Die ein oder andere Einkehr im Tiez, inzwischen direkt am Markt, will ich hier noch erwähnen. Das sind wahrhaftig Genussveranstaltungen. So ein Menü-Abend ist jedes Mal ein Fest für alle Sinne.

Was genau sind Deine Aufgaben bei JenaKultur?

Meine Aufgaben sind sehr vielfältig und buntgemischt, so wie JenaKultur eben. Ja und aktuell sind diese, durch die seit Herbst letzten Jahres nicht besetzte „Vergabestelle“ in meinem Team, noch etwas umfangreicher, da das Thema Vergaben nun auch noch von mir erledigt wird.

Zu meinen Aufgaben gehören einerseits die ganz „klassischen“ Controlling-Themen wie Planung, Budget- und Projektcontrolling, Reporting – z. B. in Form von Quartalsberichten – oder auch Risikomeldungen. Aber auch eher untypische Aufgaben, wie z. B. Nutzerrechteverwaltung oder KeyUserAdministration für unser Warenwirtschaftssystem Integris[1]. Und so bekommen z. B. alle neuen Mitarbeiter:innen, welche Integris nutzen, von mir eine erste Einweisung und Schulung im Integris und zu Vergabethemen. Aber auch Auffrischungsschulungen werden regelmäßig angeboten und durchgeführt. Es macht mir Spaß, mein Wissen weiterzugeben und mit anderen zu teilen, aber auch gemeinsam Schwierigkeiten in der täglichen Anwendung und Arbeit zu besprechen und nach alltags-/arbeitstauglichen individuellen oder für alle Einrichtungen passenden Lösungen zu suchen, diese zu finden und dann umzusetzen bzw. mit Leben zu füllen. Was manchmal nicht ganz einfach ist, da jeder Bereich andere Prioritäten und Prozesse hat und vor einer praktischen Umsetzung meist auch noch andere, wie z. B. die Werkleitung mit ins Boot geholt und davon überzeugt und ggf. auch noch interne Richtlinien angepasst werden müssen. Dafür benötigt man manchmal einen langen Atem, wie zum Beispiel beim Thema „Online-Bestellungen“, wo ich schon seit meinem Start bei JenaKultur in 2017 die Notwendigkeit einer verbindlichen zeitgemäßen Regelung sah. Und nun endlich, also nach 6 Jahren, grünes Licht für eine Aufnahme des Punktes in unsere Dienstanweisung, so dass wir dann hoffentlich ab Herbst 2023 hier eine neue, zeitgemäße Regelung haben!!

Dann gehört zu meinen Aufgaben auch das Anlegen neuer Kostenstellen[2] und Kostenträger[3] sowie die Anpassung und Aktualisierung der bestehenden Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur, z. B. bei sich ändernden internen Strukturen, wie jetzt in der EAB im Rahmen des Bibliotheksneubaus oder bei neuen Bereichen/Teams, wie z. B. Convention. Solche Änderungen erfolgen stets in enger Abstimmung mit den jeweiligen Einrichtungen und Bereichen. Gemeinsam wird dann besprochen, wie soll die neue Struktur aussehen, nach welchen Kriterien, Verantwortlichkeiten, Aufgaben, Standorten soll unterschieden werden, welche Informationen werden von wem für welche Auswertung, Statistik etc. benötigt.

Die Zusammenarbeit, Kommunikation und Abstimmung mit allen Einrichtungen und Bereichen von JenaKultur ist grundsätzlich ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit, denn alle Datenanalysen, Berichte usw. von mir und meinem Team sind nur so gut bzw. so genau wie die Zuarbeiten aus den einzelnen Bereichen und natürlich die gebuchten Daten im eGecko (Buchhaltungssoftware). Auch gehen bzw. sollten alle Zahlen und Statistiken, die nach draußen gehen, also veröffentlicht werden, zuvor über meinen Tisch gehen und von mir freigegeben werden, um nicht mit verschiedenen oder falschen Zahlen zu kommunizieren. Solche Statistiken sind z. B. die VdM-Statistik der Musik- und Kunstschule, die DVV-Statistik der Volkshochschule oder der Verwendungsnachweis der Jenaer Philharmonie.

Wichtige Punkte meiner Arbeit sind auch die Berichterstattung an die Werkleitung, die Erstellung und Vorstellung der Quartalsberichte im Werkausschuss sowie die Mitarbeit bei der Erstellung der Zuschussvereinbarungen.

Insgesamt ist es wichtig, einen guten Gesamtüberblick über JenaKultur und auf alle unserer Einrichtungen und Bereiche zu haben, einzelne Daten und Fakten zusammenzuführen und aufzubereiten. Das ist immer wieder spannend und manchmal technisch nicht so einfach zu bewerkstelligen, zum Beispiel wenn Excel wegen zu großen Datenmengen „streikt“ und die städtische IT-Abteilung auch nicht weiterhelfen kann und als Lösungsvorschlag „Dann müssen Sie eben die Datei verkleinern oder Daten löschen“ empfiehlt. In solchen Momenten hilft dann nur tief Durchatmen und eigene Kreativität.

Zahlen sind nahezu unverzichtbar beim Abstrahieren und erfordern dann auch schon mal eine Jonglage. Das macht mir Spaß. Ich behaupte, es gelingt fast immer. Und damit wäre ich mit meiner Arbeit auch gar nicht so fern von der Kunst?

Wie entstehen die Wirtschaftspläne[4]? Wie lange arbeitet Ihr in Eurem – derzeit nur zweiköpfigen – Miniteam daran?

Wirtschaftspläne entstehen in vielen kleinen Einzelschritten und Etappen. Wie beim Zusammensetzen eines Puzzles. Die Datensammlung für einen Wirtschaftsplan beginnt schon lange im Voraus und findet eigentlich permanent bis zur finalen Bestätigung durch den Stadtrat satt. Alle Informationen und Unterlagen werden dabei immer sofort bei uns im gemeinsamen G-Laufwerk abgelegt und/oder im Entwurf des jeweiligen Wirtschaftsplans eingetragen. So gibt es auch immer eine Historie zum Wirtschaftsplan mit allen im Laufe der Planung getroffenen Festlegungen und Prämissen, eine Offene-Punkte-Liste mit noch zu klärenden Fragen sowie einen Zeitplan mit Terminen für Zuarbeiten, Ausschüsse. Jedes Jahr im Frühjahr erfolgt meist die erste Abfrage bei den Einrichtungen zu den im Folgejahr geplanten Projekten. Diese Abfrage kommt dann gefühlt immer zur falschen Zeit und völlig überraschend für alle, und beim Rücklauftermin wird häufig um Aufschub gebeten. Die Prüfung und Bearbeitung der Projektplanung erfolgt dann durch meine Kollegin Yvonne Macholdt. Ebenso die Erstellung einer Gesamtübersicht für alle geplanten Projekte und das Einfügen der einzelnen Projekte in unsere große Wirtschaftsplandatei, was je nach „Qualität“ der Zuarbeiten ca. ein bis zwei Wochen in Anspruch nimmt. Währenddessen beginne ich parallel mit der Vorbereitung der Vorlagen für den Wirtschaftsplan der einzelnen Einrichtungen und Bereiche und füge verschiedene Plausibilitätsprüfungen in die Wirtschaftsplandatei ein. Jeder Zwischenstand wird von uns spätestens am Ende des Arbeitstages als Sicherungskopie abgelegt, denn nichts ist schlimmer als ein „verschwundener“ oder „zerschossener“ Wirtschaftsplan mit seinen über 35 untereinander verknüpft und verformelten Tabellenblättern.

In den Wirtschaftsplanvorlagen für die Einrichtungen sind neben den Projekten auch schon die Miet- und Betriebskosten sowie allgemeine Hard- und Softwarekosten und Umlagen, z. B. für Personalrat- oder Betriebsarzt, eingetragen. Die Einrichtungen und Bereiche haben dann meist zwei Monate Zeit für ihre interne Budget- und Investitionsplanung. In dieser Zeit ist es bis auf einzelne Nachfragen zum Wirtschaftsplan eher ruhig, was die Planung betrifft. Zum Abgabetermin wird es dann wieder sportlich, da meist alle Einrichtungen und Bereiche ihre Zuarbeit erst am allerletzten Tag liefern. Dann müssen innerhalb kürzester Zeit alle Rückläufe eingearbeitet, geprüft und die Budgetgespräche vorbereitet werden. Das klappt nur, weil wir ein gut eingespieltes Team sind und im Vorfeld viele Plausibilitätsprüfungen in die Plan-Datei eingebaut haben. Ich arbeite dann die Zahlen in die aktuelle Gesamtdatei ein, und Yvonne prüft parallel die Zuarbeiten und markiert Auffälligkeiten. Das „Schwierigste“ bei der Zusammenfügung aller Daten ist immer die Planung der internen Leistungsverrechnung. Deshalb haben wir dafür immer eine separate Datei, in welcher nur interne Erträge und Aufwendungen eingetragen werden, für die es auch eine Gegenbuchung in einer anderen Einrichtung geben muss. In diesem Jahr wird die finale Erstellung des Wirtschaftsplanes besonders sportlich, denn wir haben diesmal nur 4 Tage Zeit für die Einarbeitung der Rückläufe bis zum ersten Budgetgespräch. Eine detaillierte Prüfung und gründliche Vorbereitung der Budgetgespräche kann da kaum erfolgen.

Nach den Budgetgesprächen, welche meist zwischen Mitte September und Anfang Oktober stattfinden, erfolgt dann die finale Erstellung des Wirtschaftsplanes, welcher anschließend noch von den verschiedenen politischen Gremien und vom Stadtrat beschlossen und genehmigt werden muss. Erst danach, meist Mitte Dezember, kann dann der bestätigte Wirtschaftsplan im eGecko[5] und Integris eingestellt werden. Dafür müssen die einzelnen Wirtschaftspläne je Einrichtung und Bereich entsprechend aufbereitet und formatiert werden, um dann anschließend ins eGecko übernommen und dort gebucht werden zu können. Die zwei- bis dreiwöchige Vorbereitung dafür erfolgt meist gleich nach der finalen Erstellung des Wirtschaftsplanes, so dass nach der Bestätigung durch den Stadtrat dann nur noch die finale Buchung im eGecko erfolgen muss.

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[1] Integris ist ein computergestütztes Verfahren zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung aller finanzrelevanten Vorgänge, angefangen von der Anfrage, über die Bestellung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Alle Projekte des Eigenbetriebs werden in den einzelnen Buchungskreisen der Einrichtungen und Bereiche als Kostenträger erfasst und auf unterschiedlichen Kostenstellen (=Kostenarten, z. B. Werbung, Technik o.ä.) bebucht. Mit Integris korrespondiert das Controlling-Programm eGecko, mit dem alle Geschäftsprozesse besser überwacht werden können.

[2] Siehe Fußnote 1

[3] Siehe Fußnote 1

[4] Als Wirtschaftspläne werden die jährlichen Planungen aller Einnahmen und Ausgaben des Eigenbetriebs bezeichnet. Sie hängen mit den Zuschussvereinbarungen, die in der Regel für vier Jahre abgeschlossen werden, zusammen.

[5] Siehe Fußnote 1

„Kennzahlen müssen immer interpretiert und können auch missverstanden werden.“

Anja Zöphel

Statistiken liefern oft interessante Fakten. Ihr sammelt quartalsweise auch die sogenannten Kennzahlen aus allen Bereichen und Einrichtungen? Welche Zahlen sind das genau und was macht Ihr damit? Kannst Du einige interessante Entwicklungen damit und daran ausmachen? Zeigen sie Entwicklungspotentiale aber auch Gefährdungen für den Eigenbetrieb? Welche?

Ja, Zahlen oder Kennzahlen liefern interessante Fakten, und deshalb scheinen Statistiken auch immer objektiv zu sein. Aber Kennzahlen müssen immer interpretiert und können auch missverstanden werden. Deshalb stelle ich mir immer die Frage, was soll mit der Statistik gesagt werden, welche Daten wurden verwendet, welche Prämisse gesetzt und welche Zielgruppen sollen angesprochen werden.

Wir „sammeln“ die meisten Kennzahlen nicht nur quartalsweise sondern auch monatlich. Wobei einige Kennzahlen, z. B. aus der Volkshochschule oder der Musik- und Kunstschule aufgrund der Schuljahre bzw.  Semester, nur halbjährlich abgefragt werden.

Die Kennzahlen selbst sind so vielseitig und verschieden wie JenaKultur und nicht mit Kennzahlen aus der freien Wirtschaft vergleichbar. Von uns abgefragte Kennzahlen sind zum Beispiel Besucherzahlen und/oder die Anzahl von Veranstaltungen der Jenaer Philharmonie, der KulturArena, den Städtischen Museen oder der Ernst-Abbe-Bücherei. Aber auch die Anzahl von Unterrichtseinheiten in der Volkshochschule oder der Musik- und Kunstschule, geplante und ausgefallenen Kurse, ausgeliehene Bücher und Medien in der Bücherei, Anzahl und Art von Einmietungen in unseren Häusern, die Zahl der Follower/Abonnenten auf unseren multimedialen Kanälen oder die Anzahl an Marktständen vom Wochen- bis zum Weihnachtsmarkt usw. Das gibt einen ziemlich bunten Blumenstrauß.

Aus all den Zahlen lassen sich dann wieder neue Kennzahlen und Informationen ableiten, wie z. B. Besucher pro Veranstaltung oder Umsatz pro Besucher oder durchschnittliche Ausleihanzahl von Medien in der Bücherei… Ja, und manche Zahlen werden auch 1:1 an die Statistikstelle der Stadt Jena weitergegeben. Aber bevor wir das alles machen, erfolgt erst einmal eine Plausibilitätsprüfung. Und da erleben wir manchmal die kuriosesten Dinge. Von vergessenen Zahlen oder Vorjahres-Werten über sich eingeschlichene Nullen bis hin zu über 100 Prozent verkauften Tickets für einzelne Veranstaltungen. Das wird dann in Rücksprache mit der jeweiligen Einrichtung entsprechend korrigiert, und dann kann es mit der Analyse weiter gehen. Ja, interessante Entwicklungen sind durchaus auch erkennbar. So zeigt sich zum Beispiel, dass Tickets immer häufiger erst kurz vor dem bzw. spontan am Veranstaltungstag und verstärkt online gekauft werden. So wurden im letzten Jahr 59 Prozent aller KulturArena-Tickets online verkauft. In 2019, dem letzten Arena-Jahr vor Corona, lag der Anteil der Online verkauften Tickets bei nur 27 Prozent. Da hat sich in den letzten Jahren einiges geändert. Darauf müssen wir uns einstellen.

Welche Schnittstellen habt Ihr zur Buchhaltung?

Die Buchhaltung liefert mit den Buchungen im eGecko (Finanzsoftware) die monetären Kennzahlen, welche die Grundlage für unsere Auswertung und Berichte sind.

Aber auch Planzahlen für die Abschreibung von Wirtschaftsgütern oder die Auflösung der Sonderposten werden von der Buchhaltung zugearbeitet.

Wie bei der Zusammenarbeit mit allen anderen Bereichen und Einrichtungen von JenaKultur ist auch bei der Zusammenarbeit zwischen Controlling und Buchhaltung eine gute Abstimmung und Kommunikation wichtig. Ein gutes Beispiel sind Änderungen oder Neuanlagen von Sachkonten und Kostenstellen. So werden z. B. Sachkonten zwar von der Buchhaltung angelegt, die Zuordnung des Kontos zur jeweiligen Budgetgruppe, welche für die Planung und Budgetprüfung wichtig ist, erfolgt jedoch durchs Controlling. Fehlt hier die Kommunikation, also die Information und damit die Zuordnung zu einer Budgetgruppe, dann kann es durchaus passieren, dass in einer Einrichtung die rote Ampel für „Kein Budget vorhanden“ aufleuchtet und für große Aufregung und besorgte Anrufe im Controlling sorgt, da doch eigentlich noch Budget vorhanden sein müsste.

„Wichtig ist für mich dabei immer, dass alle … gleichbehandelt werden.“

Anja Zöphel

Controlling klingt immer etwas bedrohlich. Wie oft müsst Ihr auch unangenehm werden und jemanden zur Ordnung rufen?

Nein, ich denke, bedrohlich ist das Controlling nicht. Aber ich erinnere mich noch gut an meine Anfangszeit hier bei JenaKultur. Da gab es bei meinen Anrufen auf der anderen Seite des Hörers oft „helle Aufregung“ und die Frage: „Hab ich etwas falsch gemacht?“. Ich glaube, das hat sich inzwischen geändert. „Berührungsangst“ vor dem Controlling gibt es kaum noch, und das ist gut so.

Wenn Fehler oder Probleme auffallen, dann werden diese angesprochen und ggf. die Ursachen dafür gesucht, damit es in Zukunft besser klappt. Unschön ist es, wenn immer wieder die gleichen Fehler und Probleme auftauchen.

Zur Ordnung rufen müssen wir auch manchmal. Aber das ist nicht der Job des Controllings, denn wir sind ja nicht die Polizei oder Ordnungshüter, sondern die Analysten von JenaKultur, die u. a. Fehler und Probleme erkennen, aufzeigen, Risiken benennen, aber auch Vorschläge zur Fehler- und Risikominimierung und -behebung einbringen. Wichtig ist für mich dabei immer, dass alle Einrichtungen und alle Mitarbeitenden gleichbehandelt werden, vom Azubi bis zur Werkleitung, alle, ohne Ausnahme. Und das gilt natürlich auch für mich und mein Team.

Fühlst Du Dich mehr als Verhinderin oder Ermöglicherin?

Weder noch.

Ich bin grundsätzlich ein lösungsorientierter Mensch und dementsprechend versuche ich, soweit es geht, Wünsche und Anliegen der Kolleg:innen zu unterstützen und gemeinsam mit ihnen Lösungen zu finden. Ein pauschales „Geht nicht“ gibt es von mir nicht, und wenn etwas aus meiner Sicht nicht geht, dann halte ich es für wichtig, sich die Gründe dafür anzusehen. Aber letztendlich bin ich nicht die Entscheiderin. Ich kann beratend unterstützen, Vorgänge prüfen, Lösungsansätze aber auch mögliche Risiken aufzeigen und Empfehlungen abgeben.

Dein Miniteam betreut auch die sogenannten Vergaben. Beschreibe doch mal bitte für den Laien, was er sich darunter vorstellen muss, wozu die gut sind, wie eine solche Vergabe abläuft usw. Und: Wieviele solcher Vorgänge habt Ihr im letzten Jahr betreut?

Wenn man es genau nimmt, dann ist jede Bestellung, jede Beauftragung von Dritten eine Vergabe. Zum Glück werden aber nicht alle Vorgänge von meinem Team betreut. Die meisten Bestellungen, also alle Bestellungen bis 10 T€ werden übers Integris direkt durch die Kolleg:innen in den Einrichtungen vorgenommen.

Alle anderen Vergaben – mit einem Wert über 10 T€ – werden vom Controlling betreut. Diese Vergabeverfahren bzw. Ausschreibungen werden grundsätzlich nicht über unser Warenwirtschaftssystem Integris durchgeführt, sondern immer über die e-Vergabeplattform des Bundes. Das sind im Jahr für gewöhnlich so zwischen 35 und 50, aber auch schon mal 59 Einzelverfahren. Sie betreffen Hard- und Software, Büromöbel, Musikinstrumente, Bewachungs- und Aufsichtsdienstleistungen, Reinigungsarbeiten, Busfahrten oder Grafik- und Gestaltungsleistungen für Programmhefte und Werbung oder Beratungsleistungen, z. B. für die Erarbeitung einer Kulturkonzeption. Und im letzten und diesem Jahr gehören und gehörten auch die Ausschreibungen für die Ausstattung der neuen Ernst-Abbe-Bücherei von der Rückverbuchungsanlage und den Kassenautomaten über Technik, W-LAN und Glasfaseranschluss bis zu individuellen Tischlerarbeiten für die einzelnen Bereiche, Büromöbel und Küchen dazu. So verschieden wie die auszuschreibenden Leistungen und Produkte sind, so verschieden sind auch die Abläufe der einzelnen Vergabeverfahren. Da gibt es Ausschreibungen mit und ohne Teilnehmerwettbewerb, mit oder ohne Bietergesprächen, mit verschiedenen Wertungskriterien oder nur dem Preis als Kriterium oder, oder, oder.

Wie läuft nun so ein Vergabeverfahren, eine Ausschreibung bei uns ab?

Zuerst erfolgt eine Bedarfsermittlung/-feststellung durch den Fachbereich inkl. die Prüfung, ob dafür Budget vorhanden bzw. eingeplant ist. Dann wird die Leistung oder das Produkt, welches benötigt wird und ausgeschrieben werden soll, genauestmöglich beschrieben, mit allen Kriterien und Anforderungen, die das Produkt oder der Anbieter erfüllen muss, inkl. dem Leistungszeitraum. Die Leistungsbeschreibung muss immer produktneutral erfolgen. Das heißt, ich kann nicht sagen, ich möchte genau das Produkt XY, und auch nicht, ich möchte die von der Firma XY. Außerdem muss ich festlegen, nach welchen Wertungskriterien der Zuschlag, also die Auftragsvergabe erfolgen soll. Ein Kriterium muss dabei immer der Preis sein. Dieser kann, muss aber nicht zwingend, das einzige Kriterium sein. So hatten wir beispielsweise bei der Ausschreibung unsere Multifunktionsgeräte neben dem Preis auch noch technische Merkmale, u.a. Stromverbrauch und Serviceleistungen, u.a. Reaktionszeit bei Störungen, als weitere Wertungskriterien. Neben der Leistungsbeschreibung sind dann noch etliche vergabeseitig notwendige Dokumente, wie z. B. Eigenerklärung zur Eignung oder Preisblatt oder Angebotsschreiben, auf der Vergabeplattform einzustellen sowie die Angebots- und Bindefrist festzulegen und dann je nach Vergabeverfahrensart entweder mindestens drei potentielle Bieter zur Angebotsabgabe aufzufordern (z. B. Verhandlungsvergabe) oder die Ausschreibung öffentlich bekannt zu geben, online zu stellen, so dass die Ausschreibung für jeden einsehbar ist und sich auch jeder beteiligen kann. Während der Angebotsphase, ca. 30 Tage, können die Bieter schriftlich über die e-Vergabeplattform Nachfragen zur Ausschreibung/Leistungsbeschreibung stellen. Im besten Fall gibt es keine Nachfragen, aber dafür viele Teilnehmende, und nach Angebotsschluss bei der Öffnung der Vergabe viele Angebote. Die Angebotsöffnung erfolgt durch das Controlling im 4-Augenprinzip. Die Angebote werden anschließend inhaltlich/fachlich durch die Einrichtungen und Bereich sowie vergabeseitig durch das Controlling geprüft. Passt alles, also erfüllt das Angebot alle Kriterien und sind alle Dokumente vollständig ausgefüllt und eingereicht, dann erfolgt die Wertung entsprechend den zuvor festgelegten Kriterien, und dann – nach der Bestätigung durch die städtische Vergabekommission – erfolgt die Information der nicht berücksichtigten Bieter und die Beauftragung des Bestbieters. Der ganze Vergabeprozess ist dabei von Anbeginn an prüfungssicher zu dokumentieren.

Sehr kurz und knapp gesagt:

Eine Vergabe läuft so ähnlich wie im Privaten ab, wenn eine größere Anschaffung notwendig ist und man im Vorfeld erst einmal prüft, ob und wie die Anschaffung finanziert werden kann, und man sich dann informiert, wer zu welchen Preisen und Bedingungen das Gewünschte anbietet, sich anschließend Angebote einholt und schlussendlich entscheidet, was für mich persönlich das beste Angebot ist, und dann den Kaufvertrag abschließt. Allerdings müssen, anders als im Privaten, öffentliche Vergaben immer im Wettbewerb stattfinden, und alles muss dokumentiert werden.

Wozu Vergaben gut sind?

• Verantwortungsbewusster und sorgsamer Umgang mit öffentlichen-/ Steuermitteln.
• Vermeidung von Korruption und Vetternwirtschaft.
• Transparenz, Gleichbehandlung, Wettbewerb.
• Faire, nachhaltige Beschaffung unter Berücksichtigung öko-sozialer Aspekte und Verankerung ethischer Prinzipien in Vergabeverfahren = faire Produktionsbedingungen und fairer Wettbewerb.

Welchen Nutzen Vergaben haben können, lässt sich gut am Beispiel der bereits erwähnten Ausschreibung der Multifunktionsgeräte erkennen. Bis 2019 gab es in jeder Einrichtung, aber manchmal auch schon im Nachbarbüro, unterschiedliche Geräte von unterschiedlichen Firmen, die unterschiedlich zu bedienen waren. Manche waren gekauft, andere gemietet oder geleast. Keiner hatte wirklich einen Überblick über alle Geräte und Verträge oder die damit verbunden Kosten. Das haben wir dann 2019 geändert und für ganz JenaKultur einen Rahmenvertrag für alle benötigten Geräte mit einer einheitlichen Laufzeit ausgeschrieben. Der Aufwand im Vorfeld der Ausschreibung war groß, aber er hat sich für alle Beteiligten gelohnt. In allen Einrichtungen und Bereichen stehen jetzt die gleichen Geräte/Gerätetypen mit gleichem Handling, gleichem Verbrauchsmaterial und gleicher Laufzeit. Wir haben einen Vertragspartner und einen Ansprechpartner bei Fragen oder bei Störungen, und das Beste: die monatlichen Gesamtkosten für Miete und Verbrauchsmaterial sind nun ca. 35 Prozent niedriger als zuvor.

Liebe Anja, Ihr wirkt im Hintergrund und tatsächlich als wichtige Fundamentebauer von JenaKultur. Hast Du das Gefühl, dass Ihr mitgestalten könnt? Inwiefern?

So sollte es sein.

Allerdings kann seit ein bis zwei Jahren von Mitgestalten, zumindest im direkten Sinne, gefühlt keine Rede mehr sein. Aufgrund der sehr bewegten JenaKultur-Zeit in den letzten beiden Jahren war die Leitungsebene mit vielen Alltagsproblematiken und dem Tagesgeschäft meist so stark gebunden, dass es kaum noch Reaktionen auf Auswertungen oder Analysen gab. So entstand oft das Gefühl, ins Leere zu arbeiten. Ich hoffe, dass sich das mit der personellen Verstärkung ab Oktober wieder ändert.

Das Gefühl, mitgestalten zu können, stellt sich am ehesten im unmittelbaren Miteinander mit den Bereichen und Einrichtungen ein, wenn es gelingt Synergien zu nutzen und etwas zu bewegen.

 

Wir danken unserer Kollegin Anja Zöphel herzlich für diesen weitreichenden Einblick in die Zahlenwelten hinter all unseren Projekten. Haben Sie Fragen zur Finanzierung des Eigenbetriebs? Möchten Sie etwas genauer wissen? Fragen Sie uns gern!